c. Arbeitsstunden abrechnen und Gebühren einziehen
Alle Arbeitsstunden der Mitglieder, die geleistet wurden, werden im Bereich Arbeit der
Vereinsverwaltung über die Aktionen verwaltet.
Abbildung 1 Arbeit - Aktionen - Aktion bearbeiten und auf Mitglieder
Parallel sind diese Arbeitsstunden bei jedem Mitglied über die Mitgliederverwaltung unter
Verein über die Arbeitseinsätze verfügbar.
Abbildung 2 Verein - Mitglied - Mitgliedsdaten öffnen - Arbeitseinsätze
Bei der Auflistung der Mitglieder einer Aktion / Arbeitseinsatz können sowohl die Stunden, ob
das Mitglied teilgenommen als auch weitere Bemerkungen hinterlegt werden:
Abbildung 3 - Arbeit - Aktionen - Aktion bearbeiten - Mitglieder
Ob sich ein Mitglied selbst über die Webseite angemeldet hat oder von einem „Verwalter“
eingetragen wurde, spielt keine Rolle.
Für die Abrechnung spielt einmal eine Rolle, ob das Mitglied teilgenommen hat und ggf. ob
die Stundenzahl von der errechneten Stundenzahl der Aktion abweicht. Ansonsten wird die
errechnete Stundenzahl genutzt.
Abrechnung des letzten Jahres
Um ein Jahr abrechnen zu können, müssen alle Arbeitseinsätze eingetragen worden sein.
Hier müssen entweder alle Aktionen mit den jeweiligen Mitgliedern eingetragen werden.
Es besteht natürlich auch die Möglichkeit, eine allgemeine Aktion (z.B. Arbeitseinsätze 2022)
anzulegen, um alle Einsätze pauschal einzutragen. Dazu wird bei der Aktion die Anzahl der
Stunden eingetragen, die normalerweise im Jahr zu leisten ist. Anschließend gibt man bei
den Mitgliedern alle Mitglieder der Reihe nach ein, setzt sie auf angemeldet und
teilgenommen. Ggf. muss man die Anzahl der Stunden festlegen.
Arbeitsstundenauswertung
Die Arbeitsstundenauswertung ermittelt für ein Jahr die geleisteten Stunden der einzelnen
Mitglieder und errechnet anhand der zu leistenden Stunden die offenen / zu zahlenden
Stunden.
Abbildung 4 - Verein - Mitglieder - Mitglied bearbeiten - Verwaltung
Die Stundenanzahl wird aus den Mitgliedsdaten und den eingetragenen Arbeitsstunden
gelesen und der Stundensatz aus den Grunddaten. Hier können inzwischen auch direkt die
Buchungskonten hinterlegt werden, auf welches die Gebühr gebucht werden soll.
Abbildung 5 - Verein - Grunddaten - Arbeitsdienst-/-befreiung
Stunden verbuchen
Über das Buchungsprogramm für die Arbeitseinsätze lassen sich die nicht erfüllten Arbeitszeiten einfach abrechnen.
Bitte zögern Sie nicht, uns die ersten Einzüge mit ins Boot zu holen. Wir gehen mit Ihnen gern die Einstellungen und die Daten noch einmal durch, bevor Sie buchen.
Sie haben einmal alle Optionen für die Verbuchung der Daten, d.h. welches Jahr zum Abrechnen ist, auf welches Datum eingebucht werden soll, welcher Buchungstext eingetragen wird, auf welches Buchungskonto die Beträge gebucht werden und ob die Beträge (sofern ein Mandat vorhanden ist) auf SEPA gesetzt werden sollen. Außerdem können Sie festlegen, ob Sie nur bestimte der Arbeitsdienste eibuchen wollen (z.B. nur Jugendliche, oder Teilbefreite) - je nach Ihren Einstellungen.
Sie erhalten einmal die Übersicht der zu verbuchenden Daten und die Detailaufstellung der einzelnen Mitgieder.
Sobald die Beträge bei einem Mitglied bereits verbucht wurden, werden diese farblich markiert.
Eine Doppeltbuchung ist (sofern Sie das Buchungskonto nicht ändern), nicht möglich.
Sobald Sie auf Buchung starten klicken, werden alle noch offenen Arbeitsdienste auf die Mitgliedskonten als Kontoumsatz eingebucht. Wenn ein Mitglied ein Mandat hinterlegt hat und die IBAN gültig ist, wird der Kontoumsatz automatisch auf SEPA gesetzt (sofern dies nicht über die Einstellungen explizit unterbunden wird). Alle anderen Beträge werden eingebucht und bleiben als offener Posten stehen.
Sollten Sie die Buchungen gestartet haben und bemerken, dass Sie etwas übersehen haben, dann kontaktieren Sie bitte umgehend den Support. Wir können die Buchungen noch einmal zurück setzen.