a. Mitglieder erstellen und bearbeiten
Bereich: Verein - Mitglieder
Übersicht
Sie haben in den Modulen, welche Mitgliedsdaten anzeigen verschiedene Daten zum Bearbeiten. Module für die Mitgliedsdaten sind z.B. Mitglieder, Jugend, Arbeitsdienst, Mitglieder Beiträge, Mitglieder Arbeit oder Fischereischeine usw. Alle Module greifen auf einen Mitgliederstamm zu, haben nur je nach Thema verschiedene Datenfelder und Darstellungen der Daten.
Bitte beachten Sie, dass nicht alle Felder in allen Formularen enthalten sind.
Grunddaten, Adresse und Kontaktdaten
In den ersten drei Teilen werden die persönlichen Daten der Mitglieder eingetragen.
Bitte beachten Sie, dass nicht alle Felder in allen Formularen enthalten sind.
Grunddaten- MG-Nr.
Die Mitgliedsnummer/ID, welche vom System selbst vergeben wird. Wenn Sie eine selbst vergebene Nummer benötigen, dann müssen Sie das Feld *Eigene Nummer* nutzen. Ggf. müssen wir ein anderes Mitgliederformular freischalten. - Eigene Nummer
Sie können als Verein den Mitgliedern eine von der automatisch vergebenen Nummer abweichende Nummer vergeben. - Nummer
Die Anzeige, die aufgrund der im System hinterlegten Einstellungen entweder die ID oder die selbst vergebene Mitgliedsnummer anzeigt. - Wiedervorlage
Sie finden den Eintrag in der Vereinsübersicht und bei den Mitgliedern über den Filter Wiedervorlage bzw. Wiedervorlage bis heute. - Vorlagedatum
An welchem Datum soll das Mitglied für die Wiedervorlage angezeigt werden? Sie finden die Liste in der Vereinsübersicht. - Vorlagegrund
Sie können hier einen Grund für die Wiedervorlage als Erinnerung eintragen. - Anrede
Die Anreden werden im Modul Anrede definiert und können hier eingetragen werden. - Ansprache
Die Ansprache ist nur eine Anzeige. Sie ergibt sich aus der Auswahl der Anrede. - Titel
Wenn das Mitglied einen Titel trägt. - Geschlecht
Das Geschlecht wird für die Datenauswahl und für statistische Auswertungen benötigt. - Nachname
Gelber Hintergrund bedeutet, dass das Mitglied seine/ihre Daten selbst geändert hat. - Vorname
- Organisation
Falls das Mitglied eine Organisation ist. - Geburtsdatum
- Alter
Das errechnete Alter des Mitglieds. - Geburtstag anzeigen
Sie können den Status für die Suche nutzen und die Mitglieder werden in der Geburtstagsliste in der Vereinsübersicht hervorgehoben.
- Adresse nicht zu ermitteln
Wenn ein Mitglied verzogen ist, können Sie durch das Setzen des Hakens die Adressdaten löschen. - Straße
- Straße2 (evt. Ortsteil)
- PLZ
- Ort
- Land
- Telefon (privat)
- Telefon (geschäftlich)
- Fax (privat)
- Fax (geschäftlich)
- Handy
- Email
Mailänderungen kann nur der Verein oder der Support vornehmen. Sofern ein Mitglied einen Zugang eingerichtet hat und die Mailadresse geändert wird, muss auch die Benuzter-Mailadresse geändert werden oder das Mitglied muss sich einen neuen Zugang einrichten.
- Mandat
Hier werden die aktuell gültigen Mandatsdaten aus dem Modul Mandate angezeigt. - Bankdaten
Hier sehen Sie die IBAN des aktuell gütligen Mandates.
Verwaltungsdaten, Fischereischein, Beitritt
Die Verwaltungsdaten enthalten alle wichtigen Daten für den Beitrag, die Preiseinstufung, den Aktivstatus, die Arbeitsdienstpflicht, Rentner, Jugend oder Ehrenmitglied sowie Bemerkungen, welche der Verein für relevant hält.
Bei den Fischereischeindaten können Sie angefangen von der Fischereischeinnummer, den Austellungsdaten, Gültigkeit sowie die Prüfungsdaten speichern. Diese Informationen können Sie nutzen, um Ihre Mitglieder zu informieren, wenn der Fischereischein abläuft. Es kommt auch immer wieder vor, dass Mitglieder ihre Prüfungsbescheinigung verlieren. Einige Gemeinden verlangen bei einer Verlängerung diese Urkunde. Über das Prüfungsdatum kann man diese Urkunde in der Regel nachfordern.
Beitritts- und Austrittsdaten sind für die Vereinszugehörigkeit wichtige Daten.
Bitte beachten Sie, dass nicht alle Felder in allen Formularen enthalten sind.
Verwaltung- Partnertyp
Über den Partnertyp werden verschiedene übergeordnete Werte zugewiesen. Dazu gehören die Mitgliedschaft im Verein, die Verbandszugehörigkeit, die Schnittstellenübertragung zum Kartenanbieter usw. Die Partnertypenverwaltung finden Sie normalerweise unter Verein - Grunddaten - Partnertypen. - Beitragssatz
Der Beitragssatz ist die Grundlage der Beitragsbuchungen. Die Beitragsarten, deren Beträge sowie die Buchungskonten finden Sie normalerweise unter Verein - Grunddaten - Beitragssätze. - evtl. separater Verbandsbeitrag
Sollten Sie einen zweiten Beitrag verbuchen wollen, kann dieser hier eingetragen werden. - Einstufung für den Kartenverkauf
Sofern Sie im Programm ihre Karten verwalten, werden die Kartenpreise immer über die Einstufung festgelegt. Sie entspricht einer Preisgruppe. Die Einstufungsarten finden Sie unter Verein - Grunddaten - Einstufung bzw. Gruppen, die Kartenpreise im Bereich Fischerei. - Fangbuch
(Wenn benötigt) wurde dem Mitglied ein Fangbuch ausgehändigt. - Status
Der Aktivstatus kann einerseits intern für die Einteilung der Mitglieder genutzt werden, andererseits wird er für die Hejfish-Anbindung genutzt um dort die Kartenpreise festzulegen. Der Status kann über Verein - Grunddaten - Aktivstatus definiert werden. - ist Mitglied
- Ist Ehrenmitglied
Ein Informationsstatus, ob das Mitglied ein Ehrenmitglied ist. - Gründungsmitglied
(nur in wenigen Formularen enthalten) Ist das Mitglied eines der Gründungsmitglieder. - Jugend
Mitglied hat den Jugendstatus. In den Einstellungen kann ein Alter (meist 18 Jahre) definiert werden, anhand dessen geprüft wird, ob das Mitglied ggf. den Status erhalten sollte oder nicht. Wenn diese Auswertung von dem Status beim Mitglied abweicht, wird ein Hinweistext angezeigt. Der Status wird NICHT automatisch geändert, da auch vom Verein Ausnahmen zugelassen werden können (Studenten, Auszubildende usw.) - Rentner/arbeitsbefreit
Das Mitglied hat den Rentnerstatus oder ist dauerhaft vom Arbeitsdienst befreit. Dieser Status kann als Merkhilfe für die Bearbeiter genutzt werden, falls der Arbeitsdienst einmal falsch eingetragen wurde und man Daten kontrollieren möchte. - Höhe der Befreiung
Dieses Datenfeld ist nur in einigen Formularen enthalten. Hier können Sie auch eine Teilbefreiung hinterlegen. Sie sollten aber besser einen gesonderten Arbeitsdienst bereit stellen, der diese Teilbefreiung in den Pflichtstunden bereits berücksichtigt. - Arbeitsdienst/-befreiung
Hier legen Sie fest, ob und welchen Arbeitsdienst ein Mitglied leisten muss. Die Daten für die Auswahl legen Sie bei den Grunddaten fest. Bei dem Arbeitsdienst selbst ist die Stundenzahl und die Gebühr hinterlegt, falls die Stunden nicht geleistet werden. - Grund der Befreiung
Hier können Sie einen individuellen Text hinterlegen, falls Sie für sich und andere Bearbeiter Hinweise für den Arbeitsdienst speichern möchten. - Fangbuch
Anzeige der Fangbücher mit den entsprechenden Einträgen. - Bemerkung
In diesem Bemerkungsfeld können alle relevanten zusätzlichen Information für den Verein und das Mitglied hinterlegt werden. - MG archivieren
Das Mitglied ist nicht mehr sichbar. - Sparten (Anzeige)
Alle zugewiesenen Sparten als Text. Diese Information haben Sie u.a. beim Export der Daten dabei. - Funktionen (Anzeige)
Alle zugewiesenen Funktionen als Text. Diese Information haben Sie u.a. beim Export der Daten dabei.
- Fischereischein-Nr.
- Fischereischein auf Lebenszeit
Wurde der Fischereischein auf Lebenszeit ausgestellt. Ansonsten tragen Sie bitte das Gültigkeitsdatum ein. - Jugendfischereischein
Handelt es sich um einen Jugendfischereischein, der nur bis zum vollendeten 18. Lebensjahr gilt. - bzw. gültig bis
Wenn der Fischereischein nicht auf Lebenszeit gültig ist, sollte hier das Gültigkeitsdatum eingetragen werden. - Ausstellungsort
Wo wurde der Fischereischein ausgegeben. Oft muss man bei der gleichen Gemeinde die Verlängerung oder einen Ersatz beantragen. - Ausgestellt am
Wann wurde der Fischereischein ausgestellt. - Prüfungsort
Wo wurde die Prüfung abgelegt. - Prüfungsdatum
Wann wurde die Prüfung abgelegt. - Scan Fischereischein
evtl. ein Foto des Fischereischeins.
- Beitrittsdatum
- Mitgliedsjahre
Die errechneten Mitgliedsjahre seit dem Beitritt. - Übertritt von Jugend
An welchem Tag ist das Mitglied von der Jugend übergetreten. - Probejahr bis
Das Probejahr wird z.B. auch bei der Arbeitsstundenauswertung angezeigt. - Austritt
Das Austrittsdatum. Bei der Beitrags- und Arbeitsdienstberechnung wird das Austrittsdatum berücksichtigt. Ein Mitglied kann im Mitgliedsstatus belassen werden, wenn es zum End des Jahres oder des Folgejahres austritt. - Austrittsgrund
Wenn Sie einen Austrittsgrund speichern möchten. Die Auswahlmöglichkeiten werden in den Grunddaten verwaltet. - verstorben
Ein separater Status, falls das Mitglied verstorben ist. Der Status wird in verschiedenen Programmen und Schnittstellen geprüft. - Ausgeschlossen
Ein separater Status, wenn ein Mitglied ausgeschlossen wurde. - Bemerkungen
Hier können Sie Bemerkungen bzgl. der Kündigung hinterlegen, z.B. wann das Kündigungsschreiben oder Mail eingegangen ist, ob ein Familienmitglied den Todesfall gemeldet hat usw.
Schnittstellen, Datenschutz und zweiter Kontakt
Bei den Schnittstellen finden Sie alle relevanten Daten für die Schnittstellen zum Verband (sofern möglich) und zu Hejfish.
Bitte beachten Sie, dass nicht alle Felder in allen Formularen enthalten sind.
Schnittstellen- Verbandsnummer
Mitgliedsnummer beim Verband. Die Nummer wird nur angezeigt, sofern eine Schnittstelle zum Verband eingerichtet ist. - Vereinszeitschrift
Auswahl, wie das Mitglied die Verbandszeitschrift beziehen möchte. Sofern das Mitglied beim Verband direk diese Auswahl festgelegt hat, dann wird diese Einstellung übernommen und überstimmt die Auswahl des Vereins. - Telefonnummer an Verband übertragen
Soll die Telefonnummer an den Verband übertragen werden. Normaler Weise werden Telefondaten nicht an den Verband übertragen. Für bestimmte Vorstandsmitglieder ist dies aber sinnvoll, damit der Verband entsprechende Kontaktdaten der Ansprechpartner erhält. - Beim Verband für den Ausweisversand sperren
Soll das Mitglied beim Verband keinen Ausweis erhalten, z.B. wenn die Beiträge noch nicht bezahlt wurden. - Nummer für Online-Karten
Diese Nummer wird sowohl im Jahreskarten-Bestellprogramm als auch für die Übertragung an Hejfish genutzt. - Online-Schlüssel
Der Online-Schlüssel wird für das Jahreskarten-Besellprogramm benötigt, wenn das Mitglied kein Benutzerkonto einrichten möchte. Dann wird eine Kombination aus der Nummer für die Online-Karten, dem Online-Schlüssel und dem Geburtdatum für die Zuordnung des Mitgliedes genutzt. - Bestellte Karten
Das Feld wird nur für Sonderprogramme benötigt. - Online-Bestellung
Das Feld wird nur für Sonderprogramme benötigt. - Vom Mitglied selbst eingegeben
Hat das Mitglied seine Daten selbst geändert. - History
Wenn das Mitglied seine Daten selbst geändert hat, dann sehen Sie hier diese geänderten Daten. - Datenabgleich nötig
Das Feld wird nur für Sonderprogramme benötigt. - Für Online-Verkauf sperren
Die Option wird aktuell noch nicht für die Schnittstelle zu Hejfisch genutzt. Wir hoffen jedoch, dass dies bald umgesetzt wird. Akuell ist der Status nur zur Information. - Bemerkungen für Online-Bestellungen
Das Feld wird nur für Sonderprogramme benötigt. - Hejfish/Datenabgleich
- Email nicht an Hejfish übergeben, z.B. wenn 2 Mitglieder die gleiche Mailadresse nutzen
Bei Hejfish benötigt jeder Benutzer eine eigene Mailadresse. Wenn mehrere Mitglieder die gleiche Mailadresse eingetragen haben, dann können Sie den den anderen Mitgliedern die Übermittlung der Mailadresse verhindern, so dass sicher gestellt ist, dass der Hauptbenutzer die richtige Zuordnung hat. - Hejfish-ID
Wichtig! Sie sollten diese Nummer nicht ändern oder löschen, außer: bei Hejfish wurde das Mitglied in der Vergangenheit als Ausgetreten hinterlegt und muss neu übergeben werden. - Fischer-ID
Die Fischer-ID bei Hejfish. Diese Nummer wird z.B. auf den Karten angegeben.
- Datenschutzerklärung
Wurde eine Datenschutzerkärung unterschrieben. - Datenschutz Zeitung veröffentlichen
Dürfen Bilder in der Zeitung veröffnetlicht werden. - Datenschutz Internet veröffentlichen
Dürfen Bilder im Internet veröffentlicht werden. - Möchte Newsletter erhalten
Dieser Status wird nur benötigt, wenn Sie Ihre Mails über ein Mailprogramm verschicken. Ansonsten nutzen Sie bitte die Mailverteiler. - Mail für Arbeitseinsätze
Dieser Status wird nur benötigt, wenn Sie Ihre Mails über ein Mailprogramm verschicken. Ansonsten nutzen Sie bitte die Mailverteiler.
- Nachname
Tragen Sie die folgenden Daten ggf. ein, wenn Sie z.B. für Jugendliche oder Mitglieder mit einem Betreuer die Ansprechpartnerdaten hinterlegen möchten. - Vorname
- Straße
ACHTUNG! Diese Kontaktdaten werden nicht für die Kartenausdrucke, Rechnungen und Buchungen verwendet! Sie dienen lediglich dafür, um z.B. Kontaktdaten für Eltern zu hinterlegen. - Straße2 (evt. Ortsteil)
- PLZ
- Ort
- Land
- Telefon (privat)
- Handy
- Bemerkungen für Kontakt
Mitgliedsdaten Übersicht
Sie finden auf dieser Seite alle Mitgliedsdaten, die Ihnen zugeordnet werden können.
Dazu gehören:
- Alle Mitgliedsdaten mit Ihrer E-Mail-Adresse.
- Alle Mitgliedsdaten, die Ihrem Benutzerzugang zugeordnet wurden.
Sollten Sie keine Daten angezeigt bekommen, dann wenden Sie sich bitte an den Support:
Wenn Sie eine neue E-Mailadresse nutzen wollen, müssen Sie diese dem Verein mitteilen oder eine Nachricht von Ihrer alten E-Mail-Adresse an den Support schicken.
in Formularen: Meine Mitgliedsdaten
Jugendstatus festlegen
Der Jugendstatus wird einfach über den Haken 'Jugend' festgelegt. Das Programm prüft anhand des Geburtsdatums, ob dieser Status gesetzt wurde.
Als Standard wird ein Alter von 18 Jahren gültig bis zum Jahresende angenommen. Sollte das Alter bei Ihnen im Verein abweichen, kann es bei den Einstellungen angepasst werden.
in Formularen: Mitglieder (Standard), FöNi, Jugend (Formular 1), Mitglieder (eigene Nummer) Formular 2, Jugend (Formular 2), Mitglieder, Mitglieder (eigene Nummer Formular 3), Mitglieder Mitglieder (eigene Nummer) alle, Mitglieder (eigene Nummer)
Geburtstage
Sie können im Programm auf verschiedene Arten die Geburtstage Ihrer Mitglieder berücksichtigen.
Sie finden unter Verein - Grunddaten - Geburtstage ein Programm, über das Sie festlegen können, welche Geburtstage Ihnen wichtig sind. Standardmäßig werden alle runden Geburtstage ab 50 berücksichtigt. Vielen Vereinen sind aber auch die 5er Jahre wichtig, z.B. 75, 85 usw. oder 99.
Diese Jahrgänge werden einmal auf der Vereinsübersicht: Verein - hier Geburtstage laden - als Liste angezeigt.
Mitglieder - Ausdruck oder Excel
Bei den Mitgliedern finden Sie unter der Listenansicht den Ausdruck Geburtstagsliste. Hier können Sie einmal einen Zeitbereich auswählen und Sie können festlegen, ob Sie die Daten als PDF oder Excel-Datei erstellen wollen.
in Formularen: Jugend (Formular 1), Jugend (Formular 2), Kontaktdaten, Mitglieder, Mitglieder (eigene Nummer Formular 3), Mitglieder (eigene Nummer), Mitglieder (eigene Nummer) Formular 2, Mitglieder (Standard), Mitglieder Beiträge, Mitglieder Beiträge mit Eintritt, Mitglieder Mitglieder (eigene Nummer) alle, zwei Beitragssätze
Beitragssätze, Partnertypen und andere Grunddaten
Wenn Sie neue Beitragssätze, Partnertypen, Einstufungen für die Preise/Gruppen, Arbeitsdienste, Aktiv/Passiv-Status usw. eingeben möchten, dann finden Sie diese Daten im Bereich Verein unter den Grunddaten.
Sollten die Programme nicht sichtbar sein, dann können Sie auch in der Hauptnavigation links oben über die Lupe nach dem Programm suchen. Wenn Sie auch hier nicht weiter kommen, dann melden Sie sich einfach bei uns. Es kann sein, dass die Rechte nicht korrekt gesetzt wurden.
in Formularen: FöNi, Jugend (Formular 1), Jugend (Formular 2), Mitglieder, Mitglieder (eigene Nummer Formular 3), Mitglieder (eigene Nummer), Mitglieder (eigene Nummer) Formular 2, Mitglieder (Standard), Mitglieder Mitglieder (eigene Nummer) alle
Ehrungen
Sie können eine Ehrung für jedes Mitglied händisch im Modul für die Ehrungen bzw. Historie eintragen. Die Bezeichnungen variieren manchmal, da einige Vereine hier nicht nur Ehrungen ablegen, sondern auch eine Art Mitgliedshistorie führen.
Die Arten der Ehrungen bzw. Historie können Sie in den Grunddaten ändern und ergänzen.
Ehrungslisten
Um Ehrungen für bestimmte Mitgliedsjahre vorzunehmen, finden Sie (in der Regel auch unter den Grunddaten) die Ehrungslisten. Hier können Sie festlegen, nach vielvielen Beitrittsjahren Sie den Mitgliedern danken und sie würdigen möchten.
Das Speichern dieser Ehrungen kann automatisiert über das Programm Ehrungen eintragen erfolgen. Es nutzt die Definitionen der Ehrungslisten.
in Formularen: Mitglieder (Standard), Jugend (Formular 1), Kontaktdaten, Mitglieder (eigene Nummer) Formular 2, Jugend (Formular 2), Mitglieder, Mitglieder Beiträge, Mitglieder Beiträge mit Eintritt, Mitglieder (eigene Nummer Formular 3), Mitglieder Mitglieder (eigene Nummer) alle, Mitglieder (eigene Nummer), zwei Beitragssätze
Dokumente
- MitgliederDieses Dokument enthält Dokumentation der wichtigsten Funktionen für das Mitglieder-Modul.
In Formularen: Mitglieder (Standard), FöNi, Jugend (Formular 1), Mitglieder (eigene Nummer) Formular 2, Jugend (Formular 2), Mitglieder, Mitglieder (eigene Nummer Formular 3), Mitglieder (eigene Nummer)
- AusdruckeHier finden Sie die Beschreibung für die Bearbeitung der Vorlagen für die Ausdrucke.
In Formularen: Mitglieder (Standard), FöNi, Jugend (Formular 1), Mitglieder (eigene Nummer) Formular 2, Jugend (Formular 2), Mitglieder, Mitglieder (eigene Nummer Formular 3)
- Aktionen
In diesem Handout finden Sie alle wichtigen Informationen rund um die Arbeitsdienste/Aktionen sowie deren Abrechnung.
In Formularen: Arbeitsdienst, Mitglieder Arbeit, Mitglieder Arbeit mit Sparten
- Sparten
In dieser Dokumentation werden die Sparten mit all ihren Möglichkeiten beschrieben.
In Formularen: Beitragszahlung, Mitglieder (Standard), FöNi, Jugend (Formular 1), Kartenpreise und Sparten, Mitglieder (eigene Nummer) Formular 2, Jugend (Formular 2), Mitglieder, Mitglieder Arbeit mit Sparten, Mitglieder (eigene Nummer Formular 3)
- Jahresendaktionen
In diesem Dokument sind die Aktionen beschrieben, die am Jahresende bzw. vor der neuen Kartensaison anfallen.
In Formularen: Austritt, Austritte, Beitragszahlung, Mitglieder (Standard), FöNi, Jugend (Formular 1), Mitglieder (eigene Nummer) Formular 2, Jugend (Formular 2), Mitglieder, Mitglieder Arbeit
- Beiträge buchen
In diesem Mitschnitt sehen Sie, wie Sie die Beiträge Ihrer Mitglieder buchen können.
In Formularen: Beitragszahlung, Mitglieder (Standard), FöNi, Jugend (Formular 1), Mitglieder (eigene Nummer) Formular 2, Jugend (Formular 2), Mitglieder, Mitglieder Beiträge, Mitglieder (eigene Nummer Formular 3), Mitglieder (eigene Nummer)
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