Verbandsbereich

• Verbandsübersicht
• Mitgliederdaten
• Vereine/Verbandsmitglieder
• Vereinsmitglieder / Mitglieder aller Vereine
• Allgemeine Daten

Verbandsübersicht

Sie starten in der Verbandsverwaltung immer über die Verbandsübersicht.

Sie finden hier einmal eine Aufstellung der Mitglieder im Verband, die Anforderungen der Vereine für die Ausweis-Freigaben, eine kleine statistische Auswertung über die Verteilung von des Print- bzw. der digitalen Verbandszeitschrift, des Ausweisversandes und neue eingetragene Kontaktdaten.

Außerdem finden Sie eine Aufstellung der letzten abgeglichenen Daten bzw. eine Liste der zu importierenden Dateien, welche von den Vereinen hochgeladen wurden. Als letztes ist eine Auflistung von Austritten von Funktionsträgern, welche für den Verband von Interesse sein könnten.

Mitgliederdaten

Vereine/Verbandsmitglieder

Bereich: Verband - Mitglieder

Übersicht

Sie finden in diesem Modul die Daten zu den Vereinen, Genossenschaften usw.

Für das Modul gibt es verschiedene Ansichten, z.B. für den Verband, für die Vereine mit ihren Mitgliedern und für die Abrechnung.

Grunddaten

Bei den Grunddaten finden Sie die Einstufung für die Statistik und Abrechnung sowie die Adressdaten des Vereins.

Grunddaten

• ID
• Datev-ID
• Vereinsart/Mitgliedsart
• Vereinsname
• Vereinsname 2
• Straße
• Straße Zusatz
• Postleitzahl
• Ort
• Landkreis
• Adresse fest, wird dann nicht vom 1. Vorstand übernommen
• Adresse 1. Vorstand

Kontaktdaten

Hier sind alle Kontaktdaten, wie Ansprechpartner, Telefon, Fax, E-Mail und die Webseite gespeichert.

Kontaktdaten

• Anrede
• Ansprechpartner
• Telefon
• Mobil
• Telefon (privat)
• Fax
• E-Mail-Adresse
• Webseite
• Alle Kontaktdaten

Kontaktdaten des oder der 1. Vorsitzenden

Die Kontaktdaten des 1. Vorsitzenden werden aus den Mitglieds- bzw. Kontaktdaten geladen und angezeigt.

1. Vorsitzender

• 1. Vorsitzender
• Telefon
• Telefon berufl.
• Handy
• E-Mail

Verwaltungsdaten

Im Bereich der Verwaltungsdaten ist alles hinterlegt, das mit der Verwaltung an sich zu tun hat. Dies betrifft die Beiträge, evtl. Versicherungen, Bankdaten und Informationen zu Schnittstellen.

Verwaltung

• Beitragsart
• D&O-Versicherung
• Unfall/Haftpflicht
• möchte digitaler Ausweis
• Mandat erteilt
• IBAN
• BIC
• IBAN korrekt
• Rechnung
• Beitrittsdatum
• Austrittsdatum
• Bemerkungen
• Mitgliederdaten eingelesen
• Datum des letzten Datenimportes
  Das Datum wird gesetzt, wenn Daten über die Schnittstelle importiert wurden, wenn Daten über den Dateiimport importiert wurden oder wenn kein Datenimport erfolgt ist, das Datum der letzten Datenänderung bei einem Mitglied.
• Art des Datenabgleichs
• Anzahl der Mitglieder
• Anzahl Erwachsene
• Erwachsene manuelle Eingabe
• Anzahl Jugendliche
• Jugendliche manuelle Eingabe
• Abo-Anzahl
• Beitrag
• Versich.

Ausweise und Systemdaten

Beim Ausweis können Sie für die Ausgabe der Verbandsausweise auch eine andere Adresse wie die Kontaktadresse angeben. Dies kann der Fall sein, wenn die Kontaktadresse vom 1. Vorsitzenden genutzt wird und auf dem Ausweis eine andere Adresse gedruckt werden soll.

Ausweise

• Straße für Ausweisdruck
• PLZ und Ort
• Ausweis für Jahr freigegeben
• Ausweise per Mail versandt für Jahr
• Ausweise gedruckt für Jahr
• Vereins-Ausweis-Verand

System

• Systembenutzer
• zweiter Zugang
• dritter Zugang
• Verein archivieren/ausblenden
  Zum Archivieren bitte in der Übersichtsliste die Funktion Verein archivieren nutzen. Voraussetzung ist, dass ein Austrittsdatum gesetzt wurde und das Austrittsdatum bereits verstrichen ist.

 

Vereine oder Verbandsmitglieder definieren

Sie können in diesem Modul Ihre Verbandsmitglieder (i.d.R Vereine) anlegen. Jedes Verbandsmitglied muss einer Vereins- oder Mitgliedsart zugewiesen werden.

Wenn neue Vereins- oder Mitgliedsarten benötigt werden, könne diese unter den Grunddaten hinzugefügt werden.

Die Mitglieder eines Vereins finden Sie entweder unter Mitglieder aller Vereine, oder Sie bearbeiten einen Verein und wechseln auf das Register Mitglieder.

in Formularen: Vereine Admin, Vereine Oberbayern, Vereine Oberpfalz

 

Vereinsdaten bearbeiten

Sie können hier die Vereinsdaten Ihres bzw. evtl. Ihrer Verein(e) bearbeiten.

Dazu klicken Sie auf den Bearbeiten-Button (Stift) und wählen Eintrag bearbeiten aus.

Eine ausführliche Anleitung finden Sie unter: https://www.combiss-projekte.de/docs/help/main/Verband_Verein_Zugang.pdf

in Formularen: Vereinsdaten

 

Vereinsaustritt

Wenn ein Verein aus dem Verband austritt, muss zuerst ein Austrittsdatum eingetragen werden.

Nach dem Speichern können Sie in der Vereinsübersichtsliste des entsprechenden Vereins die Funktion Verein archivieren und Mitglieder löschen auswählen.

Es werden alle Kontakte, Mitglieder, deren Ehrungen und Funktionen aus dem Programm gelöscht.

in Formularen: Vereine Admin, Vereine Oberbayern, Vereine Oberpfalz

 

Abrechnungsdaten

Die Abrechnungsdaten zeigen einen Auszug der Vereinsdaten. Sie sind für die schnelle Abarbeitung der Abrechnungen mit den Vereinen gedacht.

Sie können hier die Auswahl über die Beitragsart, die Versicherungen sowie zu den Mitgliederzahlen hinterlegen.

Anzahl der Mitglieder

Die Anzahl der Mitglieder ergibt sich aus der Anzahl der im Modul Mitglieder gespeicherten Mitgliedsdaten.

Anzahl der Erwachsenen und Jugendlichen

Sie zeigt entweder die Mitglieder aus dem Mitgliedermodul an plus die Anzahl der manuell eingetragenen erwachsenen Mitglieder.

Manuelle Einträge

Wenn Vereine die Mitgliedsdaten nicht übermitteln möchten, oder nur von einzelnen Mitgliedern, dann können die Mitglieder, deren Daten nicht gemeldet werden, hier hinterlegt werden. Dabei werden Erwachsene und Jugendliche getrennt eingetragen.

in Formularen: Abrechnung Opf, Vereinsabrechnung

Der Inhalt wurde über das Hilfe-System generiert! Manuelle Änderungen werden wieder überschrieben.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im Folgenden auf die gleichzeitige Nennung männlicher, weiblicher und diverser Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Modul: vereine

Vereinsmitglieder / Mitglieder aller Vereine

Übersicht

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Felder in allen Formularen enthalten sind. Im Formular für die Vereine haben Sie nur die für die Vereinsarbeit relevanten Felder.

Hier werden alle Mitglieder zentral verwaltet.

Um neue Mitglieder hinzuzufügen, wählen Sie bitte Mitglied hinzufügen aus und tragen Sie die Daten ein. Bitte beachten Sie, ob nach dem Speichern Fehler- oder Warnmeldungen über dem Datenformular angezeigt werden. Das kann z.B. auftreten, wenn Sie bei einem Pflichtfeld keine Daten eintragen.

Grunddaten

In den Grunddaten finden Sie die wichtigsten persönlichen Daten.

Grunddaten

• Verein
• Verbandsnr.
• Mitgliedsnummer
  Vereinsinterne Mitgliedsnummer
• Anrede
• Ansprache
  Die sich aus der ausgewählten Anrede ergebende Ansprache für Briefe usw.
• Titel
• Nachname
• Vorname
• Name Zusatz
  Der Zusatz wird hinter dem Nachnamen beim Mailversand und beim Ausweis angezeigt.
• Geburtsdatum
• Jugend
  Wenn kein Geburtsdatum angegeben ist, dann kann dieses Feld gesetzt werden.
• Alter

Adresse

Im Bereich der Adresse werden sowohl die Adress- als auch hinterlegte Kontaktdaten verwaltet.

Adresse

• Straße
• Straße2 (evt. Ortsteil)
• PLZ
• Ort
• Land
• Telefon
• Telefon (beruflich)
• Handy-Nr.
• Email
  Wird benötigt, wenn ein Mitglied einen Onlinezugang bzw. Verbands-App nutzen möchte.
• E-Mail-Adresse selbst festgelegt
  Der Status wird gesetzt, wenn ein Mitglied über das Formular auf der Verbandsseite sein Zeitungsabo geändert und die E-Mail-Adresse eigenständig angegeben hat.
• ggf. in anderem Verein
  hier wird über verschiedene Suchalgorithmen geschaut, ob das Mitglied noch in anderen Vereinen ist. Die Prüfung wird z.B. bei der Duplikatsuche relevant.

Verwaltungsdaten

Zu den Verwaltungsdaten zählen alle Daten, welche ein Einstufung und Verarbeitung der Daten beeinflussen.

Verwaltung

• Funktionen
  Textanzeige der eingetragenen Funktionen. Die Anzeige ist auch beim Export enthalten.
• Mandat erteilt
  Wurde ein SEPA-Mandat erteilt. Das Feld ist nicht in allen Formularen enthalten.
• IBAN
  Das Feld ist nicht in allen Formularen enthalten.
• Unfall/Haftpflicht
  Anzeige des Versicherungsstatus beim Verband. Der Versicherungsstatus wird über die Vereinsdaten festgelegt.
• Eintritt
  Eintrittsdatum des Mitglieds beim Verein.
• Austritt
  Das Austrittsdatum bewirkt, dass ein Mitglied ab diesem Datum beim Verband nicht mehr gelistet wird. Beim Verein ist das Mitglied noch ein Jahr länger (rot markiert) zu sehen. Hier können über den Filter 'Aktive Mitglieder' die ausgetretenen ausgeblendet werden.
• verstorben/ausgetreten
  Wichtig! Dieser Status entfernt die Mitglieder sofort aus allen Listen (Verein und Verband). Wenn das Mitglied noch bis zu einem bestimmten Datum im Verein ist, dann bitte nur das Austrittsdatum setzen.
• Derzeit gesperrt
  Ist das Mitglied aktuell beim Verein gesperrt. Der Status bewirkt, dass das Mitglied nicht ausgetreten ist, aber bei den Filtern für die Verbandszeitschrift und den Ausweisversand herausgenommen wird.
• Archiviert
• Bemerkung
• Änderungen
  Änderungshistorie. Wenn Daten vom Mitglied oder vom Verein geändert wurden.

Verbandszeitschrift und Datenänderungen

Hier sind einmal die Informationen für die Verbandszeitschrift als auch Daten über Datenänderungen vom Verein und vom Mitglied als auch für mögliche Datenduplikate.

Verbandszeitschrift

• Mailtest
• Anzahl Zeitschriften
  Wie viele Zeitschriften erhält das Mitglied. Hier kann auch eine andere Anzahl eingetragen werden, wenn z.B. ein Mitglied eine Behörde ist und mehrere Zeitschriften dahin gesandt werden sollen.
• Abo-Zustellung
  Wie soll die Zeitschrift zugestellt werden.
• Abo fest
  Mitglied wird bei der Dublikatssuche irgnoriert und bekommt auf jeden Fall die Zeitung zugestellt, sofern Post ausgewählt wurde.
• Mit Mailingliste abgeglichen
  Wird durch einen Verarbeitungsprozess automatisch festgelegt.
• Mitglied mehrfach im Verband oder über Duplikatsuche herausgefiltert
  Status wird durch den Verband bei verschiedenen Prozessen festgelegt.
• Abo selbst festgelegt
  Mitglied hat die Art der Zustellung durch entweder die Verbandsapp oder über die Webseite selbst festgelegt. Der Status blockiert zum größten Teil das Überschreiben der Aboart.
• Hinweise vom Verband
• Daten vom Verein geändert
  Verein hat die Daten geändert.
• Daten vom Mitglied geändert
  Mitglied hat die Daten selbst über die App geändert.

Ausweis und Verbandsapp

Hier finden Sie alle Informationen zum Verbandsausweis, dessen Ausdruck und Versand.

Ausweis und App

• Ausweis per Mail versenden, sonst Vereinseinstellung
• möchte keinen digitalen Ausweis
• Ausweis versand
• Ausweis per E-Mail versandt am
  Datum des letzten Versands des digitalen Ausweises.
• Letztes Druckdatum
  Wann wurde der Ausweis zuletzt gedruckt.

 

Mitglieder aller Vereine

Sie haben in dieser Ansicht alle Mitglieder der Verbandsmitglieder, i.d.R. der Vereine.

Wenn Sie die Mitglieder nach Verein anzeigen lassen möchten, dann laden Sie das Modul Vereine/Verbandsmitglieder, suchen den entsprechenden Verein, öffnen ihn und wechseln dort auf das Register Mitglieder.

in Formularen: Mitglieder Verband

 

Funktionen für ein Mitglied

Sie können einem Mitglied ein oder mehrere Funktionen zuweisen.

Dazu öffnen Sie die Daten eines Mitglieds und wählen auf der rechten Seite bei Funktionen eine/mehrere der verfügbaren Funktion aus.

Sofern dieser Funktion vom Verband eine besondere Bedeutung zugewiesen wurde, wird automatisch ein Kontakt erstellt. Dieser Kontakt wird auch automatisch wieder gelöscht, wenn die Funktion gelöscht wird.

 

Mitgliedsdaten bearbeiten

Sie haben hier die Möglichkeit, die Daten Ihrer Mitglieder direkt zu bearbeiten.

Klicken Sie dazu auf den Stift-Button und anschließend auf Eintrag bearbeiten.

Eine ausführliche Anleitung finden Sie unter: https://www.combiss-projekte.de/docs/help/main/Verband_Verein_Zugang.pdf

in Formularen: Vereinsmitglieder, Vereinsmitglieder mit Ausweis

 

Austritt eines Mitglieds

Wenn ein Mitglied austritt, dann können Sie auch schon während des Jahres das Austrittsdatum eintragen. 

Das Mitglied ist für den Verein noch ein weiteres Jahr in der Mitgliederliste sichtbar, wird aber farblich als ausgetreten markiert.

Der Verband hat nur bis zum Austrittsdatum Zugriff auf die Mitgliedsdaten.

 

Mitglied verstorben

Wenn ein Mitglied verstirbt, dann haben Sie zwei Möglichkeiten.

Sie können wie beim Austritt das Austrittsdatum zum jeweiligen Tag setzen. Das bedeutet auch, dass Sie ein weiteres Jahr Zugriff auf die Mitgliedsdaten haben. Da das Sterbe- sprich dann auch Austrittsdatum in der Vergangenheit liegt, hat der Verband keinen Zugriff mehr auf die Daten - nur Sie als Verein können die Mitgliedsdaten weiterhin einsehen und bearbeiten.

Sie können auch den Haken bei verstorben/ausgetreten setzen. Das bewirkt, dass die Mitlgiedsdaten sofort deaktiviert und ausgeblendet werden - sowohl für den Verein als auch für den Verband.

 

Dokumente

1. Kurz-Anleitung Mitgliederverwaltung

   In dieser Anleitung finden Sie kurz und knapp die wichtigsten Informationen zum Verwalten Ihrer Mitglieder.

   In Formularen: Jugend Verein, Vereinsmitglieder, Vereinsmitglieder mit Ausweis

Der Inhalt wurde über das Hilfe-System generiert! Manuelle Änderungen werden wieder überschrieben.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im Folgenden auf die gleichzeitige Nennung männlicher, weiblicher und diverser Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Modul: mitglieder

Allgemeine Daten