1. Aktionen

Bereich: Arbeit- Aktionen/Arbeitseinsätze

Aktionenübersicht

Über die Aktionen können Sie Ihre Termine verwalten, egal ob es Arbeitseinsätze, Veranstaltungen, Geschäftsöffnungszeiten, Urblaubszeiten, Ausflüge oder einfache Infos sind.

Alle diese Termine können auf der Home-Seite angezeigt werden.

Detaildaten

Sie haben bei einer Aktion verschiedene Optionen, um sie Ihren Bedürfnissen anpassen zu können:

Arbeitseinsatz:

• Maximale Teilnehmerzahl notwendig
• Uhrzeit von-bis sinnvoll (wegen der Zeitberechnung)
• wenn gewollt: letzten Anmeldetermin
• wenn gewollt: abmeden zulassen (evtl. auch mit Datum-Einschränkung)
• wenn gewollt: Warteliste zulassen - dann muss die Anzahl der Wartelistenplätze angegeben werden. Nachrückende Mitglieder werden per E-Mail informiert.

Arbeitsliste ohne öffentliche Anmeldung:

• nicht online anzeigen
• evtl. keine Mails versenden (ansonsten erhalten die Mitglieder bei der Eintragung automatisch eine Mail)

Veranstaltung/Event:

• nicht als Arbeitseinsatz rechnen
• evtl. keine Anmeldung zulassen, falls nur informiert werden soll

Jugendveranstaltung:

• entweder über das Alter (Mindest- und/oder Höchstalter)
• nur für Jugend (Mitglied muss den Haken Jugend gesetzt haben)

• ID
• Bezeichnung
• Bereich
  Sollten sie hier weitere Bereiche benötigen, die nicht vorhanden sind, wenden Sie sich bitte an den Support.
• Icon
• Farbliche Hervorhebung
  Diese Farbe ist nur für die interne Anzeige in der Aktionenliste, um Ihre Arbeit etwas zu vereinfachen. Sie hat keine Funktion.
• Datum
• evtl. Datum bis
• Uhrzeit von
• Uhrzeit bis
• Zeit errechnet
• Geschäftsjahr
• Ort
• Adresse
• Verantwortlich
  Der Name und die Telefonnummer des Verantworlichen erscheinen nur in der ical-Datei, die dem Mitglied mit der Anmeldung mitgeschickt wird.
• weiterer Verantwortlicher
  Sie können hier einen zweiten Verantwortlichen eintragen.
• / Daten des Verantwortlichen anzeigen
• Telefonnummer anzeigen
• Abschließen
• Aktion fertig/abgeschlossen/Stunden eingetragen
  Dieser Status hebt die Aktion in der Liste grün hervor, um die fertige Abarbeitung anzuzeigen. Dies dient Ihrer internen Arbeit.
• Anzahl
• Anzahl min.
• Anzahl max.
• Gemeldet
• Stunden geleistet
• Prozent
• Mindestalter
  Wenn Sie kein Alter angeben, gibt es keinerlei Altersbeschränkung.
• Höchstalter
• Darstellung
• Beschreibung
• Bild-Vorschau
• anderes Bild
  Wenn Sie hier ein Bild hochladen, dann wird dieses statt des Standardbildes angezeigt.
• Copyright-Angaben für das Bild
  Wenn Sie bei dem Bild ein Copyright angeben möchten, können Sie es hier eintragen.

• Ausblenden, wenn Plätze voll sind
  Wenn Sie diesen Status setzen, dann wird die Aktion auf der Home/Mitglieder-Seite nicht mehr angezeigt, wenn keine Anmeldungen mehr möglich sind.
• Nicht im Diagramm anzeigen
  Die Aktion wird im Diagramm auf der Arbeits-Übersichtsseite nicht mit angezeigt. Dies kann z.B. sinnvoll sein, wenn Sie auch Aktionen anlegen, um Vorstands-Sitzungen oder Schulungen zu hinerlegen, diese aber nicht in den Stunden mit anrechnen möchten.
• Nicht online anzeigen
  Die Aktion wird auf der Home/Mitglieder-Seite nicht angezeigt.
• Nicht als Arbeitseinsatz rechnen
  Stunden werden in der Arbeitsstundenberechnung nicht gewertet
• Überstunden werden auf Stundenkonto geschrieben
• Aufrufe

• Keine Anmeldung zulassen
  Der Status kann gesetzt werden, wenn Sie einen Termin eintragen möchten, der zur Information dienst, z.B. dass Ihr Büro wegen Urlaub geschlossen ist.
• Letzter Anmeldetermin
• Archiviert/Abgesagt
• Abmelden
• Abmelden erlauben
• Abmeldung bis ... möglich
• Warteliste
• Warteliste zulassen
• Anzahl für Warteliste
• Freigeben
• Anmeldung von Nichtmitgliedern zulassen
  Bitte beachten Sie im Register Sonderaktion die Felder für die Dateneingabe der Teilnehmer.

• keine Mails versenden
• Text, der beim Mailversand angezeigt wird
  Der Text wird nicht auf der Webseite angezeigt, sondern nur in der E-Mail für die An- oder Abmeldung.
• Mailadressen der Teilnehmer
  Über den Link können Sie über Ihr Mailprogramm eine E-Mail an die Teilnehmer senden, die eine Mailadresse hinterlegt haben. Die Adressen werden als bcc (also versteckt) übernommen.
• Anmeldungen auf Einladung
• Aktion frei buchbar (auch für Nichtmitglieder)
  Wenn der Status gesetzt wird, können sich auch andere Teilnehmer anmelden, die kein Mitglied sind. Das kann z.B. für Fischerkurse, Schnuppertage usw. genutzt werden.

• Link für Verantwortlichen
  Der Link funktioniert nur, wenn für Ihren Verein das Modul freigeschaltet wurde. Wenn er nicht funktioniert, und Sie ihn nutzen möchten, kontaktieren Sie bitte den Support.
• Anmelde-Link
• In der Akionsliste keine Kontaktdaten anzeigen

• Nur für Jugend
  Dieser Status regelt die Anzeige der Aktion auf der separaten Jugend-Seite. Einige der Einstellungen für die Anzeige der Jugend-Aktionen lassen sich über die Programm-Einstellungen festlegen. Die Einrichtung der separenten Jugend-Aktionsseite muss der Support vornehmen.

• Kostenart
• Kostenstelle
• Kostenträger

• Gebühren
  Die Gebühren können hier nur als Text hinterlegt werden. Sie haben dafür die Möglichkeit, auch ausführlichere Informationen zu den Gebühren einzugeben, z.B. verschiedene Gebühren für Erwachsene, Jugendliche usw.
• Einzugebende Daten
  Sie können aus der Liste die möglichen Felder per Doppelklick auswählen. Zusätzliche Felder die nicht in der Liste sind, können einfach in das Textfeld hinzugefügt werden. Die Namen müssen mit Komma getrennt sein.
  Wenn ein Feld ein Pflichtfeld sein soll, dann vor den Namen ein ! schreiben.
• Sonderfangliste
  Die Aktion kann mit einer Sonderfangliste abgeglichen werden. So lassen sich für Veranstaltungen Anmeldungen über die Funktion 'Mit Sonderfangliste abgleichen' direkt übertragen. Sonderfanglisten können z.B. für Jugendfischen oder Königs- und Hegefischen verwenden.

Anmeldungen

Im Untermodul Mitglieder sind alle An- und Abmeldungen hinterlegt.

Ebenso finden Sie hier die Daten, falls die teilgenommene Zeit abweicht und auch, ob die Mitglieder teilgenommen haben. 

Über die Mitgliederverwaltung sowie als Verantwortlicher über die Mitgliederapp kann eine Aktion auch überbucht werden, wenn mehr Mitglieder teilgenommen hatten, als Plätze vorgemerkt wurden.

Orte, Verantwortliche, Arbeiten

Neue Verantwortliche legen Sie im Modul Verantwortliche fest.

Neue Orte legen Sie im Modul Arbeitseinsatzorte fest.

Optional können Sie nach dem Eingeben der Aktion Arbeiten speichern, welche bei der Aktion angezeigt werden.

Zum Eingeben der Arbeiten wählen Sie nach dem Speichern der Aktion oben den Reiter Arbeiten aus.

Neue Arbeiten legen Sie im Modul Arbeiten fest. Diese Grunddaten finden Sie links in der Navigation.

Mailversand

Sie können für jede Aktion festlegen, ob bei einer Anmeldung, eine E-Mail versandt werden soll.

Z.B. wenn Sie die Mitglieder nur als Liste führen wollen und nicht möchten, dass die Mitglieder eine E-Mail erhalten, dann schalten Sie bitte den Mailversand aus.

Für den Mailversand können Sie einen Zusatztext angeben, der auf der Webseite nicht mit angezeigt werden soll.

Bei der Anmeldung werden in der Mail außerdem die ical-Datei für den Kalendereintrag sowie alle Dokumente mit versandt, die der Aktion zugeordnet wurden.

Dokumente

1. Aktionen

   In diesem Handout finden Sie alle wichtigen Informationen rund um die Arbeitsdienste/Aktionen sowie deren Abrechnung.

2. Arbeitsstunden abrechnen

   Hier finden Sie die Abläufe, wie Sie die Arbeitsstunden abrechnen können.

   In Formularen: Aktionen aktuelles Jahr, Aktionen/Einsätze, Jugendaktionen

3. Schulungsmitschnitt

   In diesem Schulungsmitschnitt erfahren Sie alles von der Eintragung der Aktionen, über die Anmeldung der Mitglieder bis hin zur Abrechnung der Stunden.

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Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im Folgenden auf die gleichzeitige Nennung männlicher, weiblicher und diverser Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.